Privacy Policy – TV Kontakt

TV Kontakt hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TV Kontakt houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
Verwerking van jouw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

TV Kontakt is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de het secretariaat.

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers/Vrijwilligers
Persoonsgegevens van Medewerkers/Vrijwilligers worden door TV Kontakt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
Uitvoering geven aan de arbeids- of vrijwilligersovereenkomst;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de arbeids- vrijwilligersovereenkomst. Voor deze doelstelling kan TV Kontakt de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Straat en huisnummer;
Postcode en woonplaats;
Geslacht;
Telefoonnummer (mobiel);
E-mailadres;
Geboortedatum;
Salarisgegevens;
Kopie ID;
BSN-nummer;
Bankgegevens;
VOG verklaring.

Jouw persoonsgegevens worden door TV Kontakt opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men een contract of overeenkomst heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden
Persoonsgegevens van leden worden door TV Kontakt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het beoefenen en het bevorderen van de tennissport;
Administratieve doeleinden (o.a. teamlijsten, digitale afhangbord);
Communicatie over verenigingsactiviteiten, competities, teamindeling.
Voldoen aan verplichtingen die de KNLTB oplegt.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is jouw aanmelding als lid. Voor deze doelstellingen kan TV Kontakt de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Straat en huisnummer;
Postcode en Woonplaats;
Telefoonnummer (mobiel);
(Zakelijk) E-mailadres;
Geslacht
Kopie ID;
Bankgegevens;
Pasfoto (ten behoeve van spelerspas);

Jouw persoonsgegevens worden door TV Kontakt opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Door het inschrijfformulier in te vullen ga je akkoord met bovenstaande bepaling. Het bestuur en het secretariaat hebben een geheimhoudingsverklaring getekend voor het inzien en eventuele verwerking van deze gegevens ten behoeve van functioneel gebruik, zoals hierboven genoemd.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren, donateurs en andere geïnteresseerden
Persoonsgegevens van sponsoren, donateurs en andere geïnteresseerden worden door TV Kontakt verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten
Afwikkelen van (financiële) afspraken.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het sponsorcontract, de aanmelding als donateur of geïnteresseerde of andere afspraken. Voor deze doelstelling kan TV Kontakt de volgende persoonsgegevens van jou vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
Naam bedrijf;
Straat en huisnummer;
Postcode en Woonplaats;
Telefoonnummer (mobiel);
E-mailadres
Bankrekeningnummer.

Uw persoonsgegevens worden door TV Kontakt opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de periode dat men sponsor, donateur of geïnteresseerde is. Het bestuur en het secretariaat hebben een geheimhoudingsverklaring getekend voor het inzien en eventuele verwerking van deze gegevens ten behoeve van functioneel gebruik, zoals hierboven genoemd.

Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo worden de gegevens van leden beschikbaar gesteld aan de overkoepelende organisatie, de KNLTB.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Behoudens de gegevens die van belang zijn vanwege historische gronden bewaart TV Kontakt persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens TV Kontakt van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers/vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

TV Kontakt haalt haar gegevens voor de website en het digitale afhangbord uit een database van de KNLTB. De gegevens worden enkel gevisualiseerd (naam en wedstrijdinformatie) maar zijn niet hard- copy aanwezig.

Beeldmateriaal, opgenomen op sportcomplex van TV Kontakt
Op het sportcomplex van TV Kontakt kunnen camerabeelden worden opgenomen (bijvoorbeeld beveiligingscamera’s) en/of foto’s worden gemaakt (lokale media). Dit wordt via borden bij de entree gemeld. Indien je tijdens activiteiten niet op een foto wil verschijnen, meld dit dan van te voren aan de wedstrijd- of toernooileiding. Indien je niet op beeldmateriaal opgenomen wil worden, heb je de keuze om het complex niet te betreden.

Rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van een door jouw gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Indien je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan direct contact met ons op. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als je naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op.

Contactgegevens
TV Kontakt
Piet Voskuilenstraat 1
2024 EZ Haarlem
secretariaat@tvkontakt.nl
versie 0.2